Í útboðsgögnum koma fram allar nauðsynlegar upplýsingar fyrir bjóðanda svo hann geti gert tilboð.
Þar má nefna:
Lýsing á útboðinu þar sem fram kemur magn og annað sem máli skiptir.
Nafn kaupanda, kennitala og allar upplýsingar um samskipti við umsjónaraðila útboðsins.
Framsetning tilboða.
Upptalning á útboðsgögnum.
Tilboðstími og hvar og hvenær tilboð verða opnuð.
Afhendingar- eða framkvæmdatími.
Gildistími tilboða.
Greiðslur, verðbætur og tryggingar ef því er að skipta.
Gögn til sönnunar á fjárhagslegri og tæknilegri getu sem bjóðandi skal leggja fram eða kann að verða krafinn um.
Meðhöndlun fyrirspurna frá væntanlegum bjóðendum.
Afhendingarskilmálar.
Á hvaða tungumáli eða tungumálum skila skuli tilboðum.
Hvort samningi sé skipt í hluta og hversu marga hluta hvert fyrirtæki má bjóða í.
Hvort frávikstilboð séu heimil og skilyrði fyrir gerð þeirra, þar á meðal lágmarkskröfur sem slík tilboð þurfi að fullnægja.
Frestur kaupanda til að taka tilboði.
Kaupandi: Skilgreinir þarfir sínar og setur þær fram í útboðsgögnunum. Skilmálar í útboðsgögnum verða að vera málefnalegir auk þess sem gæta skal jafnræðis og meðalhófs.
Ríkiskaup: Veita ráðgjöf um vinnslu útboðsgagna og skilmála útboðsins.
Hvernig verður tilboð valið?
Í útboðsgögnunum eru gerðar kröfur til bjóðandans og þess sem boðið er.
Val á bjóðendum
Þegar bjóðandi er valinn er farið eftir kröfum um hæfi. Þau atriði lúta að bjóðandanum sjálfum en ekki þeirri vöru, þjónustu eða verkefni sem hann býður fram.
Með hæfi er vísað til hæfni eða getu fyrirtækja í víðasta skilningi. Sú meginregla gildir að kaupandi eigi ekki að gera meiri kröfur en eru nauðsynlegar. Kröfur um hæfi eru settar þannig fram að annað hvort telst bjóðandi mæta þeim eða ekki. Algengar kröfur um hæfi eru til dæmis tæknileg geta og fjárhagsleg staða.
Dæmi um hæfiskröfu er að bjóðandi skuli hafa veltu á síðasta ári upp á 50 milljónir króna án virðisaukaskatts. Ef bjóðandi sendir inn tilboð og gefur upp tekjur upp á 48 milljónir á síðasta ári án virðisaukaskatts er tilboð hans talið óaðgengilegt og kemur ekki til greina, jafnvel þó það sé lægst eða að öðru leyti hagkvæmast.
Lesa meira: Lög um opinber innkaup, greinar 69-72.
Val á tilboði
Í útboðsgögnum kemur fram hvernig staðið verður að mati og hvernig tilboð verða metin á skýran hátt.
Gerðar miklar kröfur til skýrleika valforsenda.
Bjóðendur eiga að geta áttað sig á því við lestur útboðsgagna hvernig þeir geta skilað inn hagkvæmu tilboði.
Þá er bannað að meta tilboð öðruvísi en tilgreint er í útboðsgögnum eða túlkað forsendur á annan hátt eftir að tilboð hafa verið opnuð.
Valforsendur
Valforsendur gefa kaupanda möguleika á að auka sveigjanleika í útboðinu með því að setja fram þarfir í formi forsendna. Forsendurnar verða að koma fram í útboðsauglýsingu, útboðsgögnum eða skýringargögnum. Kaupendur hafa víðtækt svigrúm til að ákveða hvað þeir vilja leggja til grundvallar sem valforsendur að því gefnu að slík forsenda miði að því að gera hagkvæman samning.
Dæmi um valforsendur: Bjóðandi skal hafa reynslu af að minnsta kosti þremur sambærilegum verkum að stærð, eða stærri, á undanförnum fimm árum. Þetta þýðir að það má ekki setja fram stig í valforsendum fyrir þrjú verk því það er hæfiskrafan. En það má gefa stig fyrir reynslu sem er umfram þrjú verk.
Valforsendur þurfa að:
Byggja á málefnalegum sjónarmiðum.
Gæta að meginreglunum; jafnræði og gagnsæi.
Tryggja samkeppni en ekki hindra hana.
Má þar nefna:
Tæknilega kosti, útlit, notagildi og nýjungar.
Tæknilega aðstoð, afhendingartíma, afhendingarskilmála.
Reynsla starfsfólks, til dæmis menntun og starfsreynsla.
Samningskröfur, er varða framkvæmd samnings og hvað þarf að uppfylla á samningstíma.
Stigagjöf
Valforsendur gefa ávallt stig en þegar þær eru settar fram í gögnunum þarf að segja með hvaða hætti stigagjöfin verður.
Hægt er að meta valforsendur til stiga á tvo vegu:
Dæmi um valforsendu sem tengist gæðum: Gera má hæfiskröfu um þriggja ára starfsreynslu ásamt því að setja fram þörf í formi forsenda um lengri starfsreynslu. Kaupandi getur rökstutt að lengri starfsreynsla eykur mögulega gæði innkaupanna. Þá fær bjóðandi stig fyrir að búa yfir lengri starfsreynslu en kveðið er á um í hæfiskröfum.
Dæmi um valforsendu sem tengist verði: Bjóðandi fær stig fyrir að bjóða lægsta verð í tímaverð ákveðins sérfræðings.
Hagkvæmasta tilboðið
í útboðsgögnum kemur fram vægi og hámarks stigagjöf allra valforsendna. Kaupandi velur hagkvæmasta tilboðið út frá lægsta verði eða lægsta kostnaði, besta hlutfalli milli verðs og gæða eða gæðum.
Lægsta verð
Þegar hægt er að lýsa eiginleikum þess sem á að kaupa fyllilega sem kröfum í tæknilýsingu útboðsins er lægsta verðið valið.
Vægi verðs er 100% og engar gæðaforsendur eru teknar með í reikninginn.
Lægsti kostnaður
Þegar búið er að taka inn í heildarkostnað sem kaupandi þarf að inna af hendi við töku tilboðs er lægsti kostnaður valinn.
Dæmi: Tvö tilboð eru jöfn en kaupandi þarf að greiða einhvern kostnað vegna annars þeirra.
Til dæmis útskýrir vistferilskostnaður þennan útreikning vel. Sjá lög um opinber innkaup, grein 80.
Besta hlutfall á milli verðs og gæða
Þegar ekki er hægt að velja eftir lægsta verði eða kostnaði er tilboð valið út frá hlutfalli milli verðs og gæða.
Dæmi: Verð gildir 60% og gæði 40%. Hægt er að nota 100 stig sem ígildi 100 prósenta og útdeila á milli valforsenda eftir mikilvægi á hlutlægan hátt.
Til dæmis útskýrir vistferilskostnaður þennan útreikning vel. Sjá lög um opinber innkaup, 80. grein.
Ef kaupandi er reiðubúinn til að greiða hærra verð fyrir aukin gæði er líka hægt að festa verð eða kostnað og velja eingöngu á milli tilboða á grundvelli gæða.
Lesa meira: Sjá lög um opinber innkaup, grein 79.
Útboðsgögnin rýnd
Endanleg útboðsgögn fara í gæðarýni hjá Ríkiskaupum. Ábendingar eru sendar til kaupanda og gögn leiðrétt fyrir birtingu. Ef útboðsgögnin koma úr rýni án athugasemda og kaupandi er sáttur við endanleg gögn er farið í gerð auglýsingar.
Útboðsgögn eru gerð aðgengileg rafrænt og auglýst.
